W jakiej formie należy przechowywać faktury elektroniczne?

Faktura zawierająca podpis elektroniczny może być przechowywana zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej. Ważne jest, aby dokumenty były usystematyzowane i dostępne niezwłocznie na żądanie kontrolera uprawnionego organu.

Wymiana dokumentów sygnowanych podpisem elektronicznym staje się z roku na rok coraz bardziej popularna. Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że postępujący proces cyfryzacji dosięga również sprawy księgowe i w większości przypadków są otwarci na tego typu zmiany. O ile jednak kwestia przechowywania faktur VAT wystawianych w tradycyjnej formie papierowej nie budziła nigdy wątpliwości, o tyle w przypadku elektronicznych dowodów sprzedaży można mieć pewne obiekcje. Na szczęście przepisy jasno systematyzują tę kwestię.

Wydruk jak tradycyjna faktura

Najprościej mówiąc, faktura VAT zawierająca podpis elektroniczny może być przechowywana zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W tym drugim przypadku wystarczy dowód sprzedaży wydrukować i przechowywać jak każdą inną fakturę. Przepisy regulują natomiast kwestię sposobu przechowywania i dostępności do tych dokumentów. Przede wszystkim powinny być łatwe do odszukania, na przykład podczas kontroli. Osoba będąca przedstawicielem organu podatkowego lub skarbowego może zażądać niezwłocznego dostępu do faktur, a przedsiębiorca musi taki dostęp zapewnić.

Podobnie jak faktury w standardowej formie, te sygnowane przez podpis elektroniczny muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe. Ponadto ich autentyczność pochodzenia powinna być jasna, a wszystkie dane na fakturze czytelne. Podobnie jak wszystkie inne, wydrukowane faktury elektroniczne muszą być przechowywane do czasu ich przedawnienia podatkowego. Jeśli zdecydujemy się na taką formę, nie musimy już zachowywać elektronicznej wersji tych dokumentów.

Elektroniczne dobrze zabezpieczone

Zwolennicy oszczędności papieru zapewne będą woleli pozostawić swoje faktury w wersji elektronicznej. Jeśli wybierzemy tę możliwość, pamiętajmy o odpowiednim zabezpieczeniu komputera, na którym przechowujemy dokumenty mające podpis elektroniczny. Zadbajmy o profesjonalne środki ochrony zarówno przed zagrożeniami z zewnątrz, jak i z wewnątrz. Zewnętrzna ochrona polega na zabezpieczeniu przed wirusami i innymi kodami, które mogłyby przedostać się do naszych danych lub zniszczyć jakieś dokumenty.

Niezwykle istotne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych. Nawet najlepsze komputery czasami się psują. Kopie zapasowe pozwalają też odzyskać dokumenty stracone w wyniku błędu pracownika. Firma nie ma obowiązku drukowania faktur. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych dokumentów, te mające podpis elektroniczny muszą być dostępne w razie kontroli.

Biuro rachunkowe ma te same obowiązki

Jeśli powierzamy nasze faktury zewnętrznej firmie świadczącej usługi księgowe pamiętajmy, że ma ona odnośnie naszych dokumentów takie same obowiązki. Księgi prowadzone przez biuro rachunkowe na komputerze również muszą być właściwie zabezpieczone. Rzetelna firma usługowa zapewni swoim klientom bezpieczeństwo danych i będzie trzymała się wszystkich przepisów.

Author: admin

Share This Post On

2 komentarze

  1. Na samym początku byłam raczej sceptyczna, co do tekstu, ale notka bardzo mi się podoba i sama nie wiem, z czym miałam problem. strona jest super, muszę tu częściej zaglądać.

    Post a Reply
  2. Od stycznia podobno zmienią się przepisy. Ale nie wiem, jak ma być…

    Post a Reply

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *