Czym jest podpis elektroniczny na fakturze VAT?

Wraz z systemami EDI podpis elektroniczny jest najlepszym sposobem zapewnienia gwarancji autentyczności faktur i innych dokumentów przesyłanych przez Internet. Dzięki temu możemy zgodnie z obwiązującymi przepisami wysyłać i odbierać dowody sprzedaży i umowy z wieloma kontrahentami, i to bez wychodzenia z biura.

XXI wiek to era digitalizacji. Dążymy do tego, aby jak najmniej drukować, jak najmniej chodzić i jak najmniej stać w kolejkach. Najlepiej byłoby, aby wszystkie formalności można było załatwiać przez Internet. To bardzo dobra skłonność, która pozwala oszczędzać czas i środki, a także przyczyniać się do ochrony środowiska. Kilka lat temu zaistniała dość paląca kwestia, która wzbudziła wiele dyskusji urzędników i przedsiębiorców – czy faktury można przesyłać w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie pozwala przecież oszczędzać mnóstwo czasu, papieru i pieniędzy na znaczki pocztowe.

Zapewnia autentyczność

W ostateczności wprowadzono ustawę mówiącą o tym, że faktura VAT może być przesyłana w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem zaakceptowania tej formy przez obie strony i zapewnienia możliwości sprawdzenia autentyczności tego dokumentu. Do tego właśnie celu stworzono podpis elektroniczny. Wprawdzie ustawa pośrednio wskazuje, że można przesyłać faktury bez tego podpisu, ponieważ nie określa jednoznacznie, w jakiej formie musi być potwierdzona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Podpis elektroniczny jest jednak jedynym z dwóch najlepszych sposobów na zapewnienie tej autentyczności. Drugi z nich to przesyłanie faktur VAT przez systemy EDI.

Bezpieczne dane

Podpis elektroniczny to ciąg danych, które pozwalają zidentyfikować osobę sygnującą dokument swoim nazwiskiem. Dane te są logicznie powiązane z danymi z faktury VAT, więc nie pozostawiają wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Takie powiązanie pozwala wykryć i rozpoznać wszelkie zmiany wprowadzone po podpisaniu faktury. Jeden podpis elektroniczny przyporządkowany jest jednej osobie uprawnionej do wstępowania w imieniu firmy. Popisywanie faktur VAT w ten sposób gwarantuje bezpieczeństwo przesyłania danych i jest całkowicie akceptowane przez Urzędy Skarbowe.

Zaufany certyfikat

Oczywiście wykonanie takiego podpisu musi odbywać się za pomocą odpowiedniego urządzenia i bezpiecznych programów, które muszą spełniać wymogi określone w ustawie. Podpis elektroniczny opatrzony jest odpowiednim certyfikatem, czyli elektronicznym zaświadczeniem pozwalającym na identyfikację osoby składającej podpis. Certyfikat ten może być kwalifikowany lub niekwalifikowany. Czym się różnią? Ten pierwszy wydawany jest przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne i spełnia warunki określone w ustawie. Drugi pozwala jedynie na identyfikację osoby podpisującej. Różnica tak naprawdę jest formalna. Certyfikat kwalifikowany daje większe zabezpieczenie, przy tym oczywiście jest też droższy. Jednak zwykły certyfikat również spełnia swoje zadanie. Możemy być pewni, że certyfikaty oferowane przez profesjonalne firmy są zaufane i można je bez przeszkód wykorzystywać.

Taniej niż znaczki

Cena za uzyskanie podpisu elektronicznego wraz z certyfikatem i bezpiecznym urządzeniem waha się od 200 do 400zł za pierwszy rok użytkowania. Odnowienie certyfikatu to koszt około 100zł na każdy następny rok. Jak widzimy, nie jest to nazbyt wygórowana cena. Wielu przedsiębiorców więcej wydaje na znaczki pocztowe. Oczywiście musimy liczyć się z tym, że nie każda firma zgodzi się na taką formę wymiany faktur. Jednak jest to bardzo dobre rozwiązanie, szczególnie gdy wymieniamy wiele dokumentów z jednym kontrahentem.

Author: admin

Share This Post On

2 komentarze

  1. notka jest świetnie napisana, bardzo przypadła mi do gustu. Dziękuje za ciekawe przedstawienie tematu w trochę innym świetle. Czekam na więcej takich wpisów.

    Post a Reply
  2. Kiedy w końcu zrobią z tym porządek i pozwolą ludziom w XXI wieku normalnie przesyłać dokumenty mailem…

    Post a Reply

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *