Czy warto korzystać z podpisu elektronicznego?

Coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na wykupienie oprogramowania, dzięki któremu faktury VAT, umowy i inne dokumenty można przesyłać przez Internet. Umożliwia to certyfikowany podpis elektroniczny. Jakie korzyści możemy odnieść z zastosowania takiego rozwiązania?

Podpis elektroniczny do rodzaj danych zapisanych w postaci elektronicznej, które pozwalają zidentyfikować osobę składającą ów podpis na fakturze VAT. Dzięki tej innowacji możemy przesyłać i odbierać dokumenty, w szczególności faktury, za pomocą globalnej sieci. Czy powinniśmy mieć wątpliwości co do legalności stosowania tego rozwiązania i jakie może nam ono przynieść korzyści?

W zgodzie z ustawą

Podpisywanie faktur i innych dokumentów za pomocą elektronicznego urządzenia wykorzystującego odpowiedni certyfikat jest całkowicie zatwierdzone przez urzędy i dziś powszechnie stosowane. Ustawy i rozporządzenia z 2001, 2002 i 2005 roku wyraźnie wskazują, że faktura VAT może być przesłana w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest sprawdzalność autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu. Wszystkie te wymagania spełnia podpis elektroniczny.

Pewność za niewielką cenę

Koszt wykupienia oprogramowania z takim podpisem nie jest wysoki. Najtańsze wersje możemy kupić już za 200zł, a roczne odnowienie to koszt około 100zł. Wielu przedsiębiorców rezygnuje z często wadliwych usług pocztowych i decyduje się na elektroniczną wymianę dokumentów z tymi kontrahentami, którzy wyrażą na to zgodę. Pozwala to oszczędzać czas i pieniądze. Wiele firm ceni sobie pewność, jaką daje przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną. Nie ma już obaw, że faktura VAT zaginie gdzieś na poczcie lub wypadnie z torby listonosza. Nie będzie potrzeby robić duplikatów i zastanawiać się nad rozliczeniem faktury, która dotarła do nas dwa miesiące po terminie.

Podpiszesz także umowę

Jeśli do jednego kontrahenta wysyłamy wiele faktur, co często ma miejsce szczególnie w przypadku sieci sklepowych, możemy jednym podpisem zatwierdzić nawet kilkadziesiąt dokumentów na raz. Wymiana dokumentów z partnerami biznesowymi to nie jedyna możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego. Także niektóre instytucje, urzędy, biura maklerskie i banki akceptują dokumenty znakowane podpisem elektronicznym. Nierzadko przedsiębiorcy zawierają umowy z firmami, które mają swoją siedzibę w drugim końcu Polski, a nawet za granicą. Podpis elektroniczny umożliwia zredukowanie kosztów, które ponieślibyśmy z tytułu dojazdu do kontrahenta, opłaty hotelu i posiłków. Dzięki podpisowi elektronicznemu możemy taką umowę zawrzeć na odległość i ma ona taką samą moc prawną jak podpisana własnoręcznie.

Podpisywanie i nie tylko

Programy do składania podpisu elektronicznego mają też wiele innych przydatnych funkcji. Między innymi pozwalają na szyfrowanie poczty elektronicznej i innych poufnych danych. Niektórzy przedsiębiorcy wciąż obawiają się elektronicznych transakcji pieniężnych. Urządzenie do składania podpisu elektronicznego pozwalają na bezpieczne dokonywanie przelewów bankowych. Karty procesorowe umożliwiają wprowadzenie w firmie kontrolę czasu pracy i dostępu do pomieszczeń.

Urzędy dają przykład

Podpis elektroniczny z powodzeniem wykorzystuje się w administracji publicznej. Dzięki temu dziś możemy korzystać z elektronicznej wymiany dokumentów między innymi z Krajowym Rejestrem Sądowym, ZUS-em,  systemem składania zeznań podatkowych e-deklaracje oraz Urzędem Skarbowym. Wykorzystywanie tego rozwiązania przez te instytucje dowodzi, że jest ono jak najbardziej bezpieczne i zgodne z przepisami.

Myślenie przyszłościowe

Sygnowanie faktur, umów i innych dokumentów podpisem elektronicznym to oszczędność czasu, materiału i pieniędzy. Pomyślmy, ile czasu od napisania faktury zajmuje podpisanie jej, zakopertowanie, dotarcie na pocztę i wystanie się w kolejce. Podpis elektroniczny pozwala skrócić ten czas do kilku sekund. Nasz kontrahent dostaje dokumenty na czas i nie będzie mógł usprawiedliwić braku zapłaty na przykład za towar niemożnością odnalezienia faktury. Każda firma sama musi zdecydować, czy skorzysta z elektronicznego przesyłania faktur. Liczmy się jednak z ciągłym zmianami na rynku. Niewykluczone, że za parę lat wszystkie dokumenty lub przynajmniej ich większość będziemy przesyłać i odbierać przez Internet. Czym szybciej wdrożymy się w nową technologię, tym lepiej dla naszego przedsiębiorstwa.

Author: admin

Share This Post On

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *